Over ons

Het verhaal achter Ledennet: van Excel en Google Drive naar één veilige omgeving

Ledennet is ontstaan in de musicalvereniging waar ik zelf actief ben. Toen ik lid werd wist ik nog niet dat er een gedeelde Dropbox was. Pas na een paar weken werd ik uitgenodigd en moest ik een account aanmaken om bij de bestanden te kunnen. Op een gegeven moment kreeg iedereen meldingen dat de Dropbox vol zat, dus stapten we over naar Google Drive. Weer een nieuw account.

Matthijs Hekman - founder

Via Google Drive deelden we alles: het script, de planning, de rolverdeling. Voor elke repetitie moest ik opnieuw uitzoeken wat er die avond op de planning stond in een vreselijk onoverzichtelijk Excel-bestand, en dat lukte alleen vanaf mijn computer thuis.

Als softwareontwikkelaar zie ik dingen die geautomatiseerd kunnen worden. Dat jeukt. Daarom bouwde ik Ledennet: een plek waar alles overzichtelijk staat, voor alle leden bereikbaar via mobiel of pc en toch veilig afgeschermd voor anderen en grote techbedrijven.

Op een dag kondigde ons bestuur een extra uitvoering aan. Zet het meteen in je agenda werd gevraagd, wat bleek? Iedereen die de verenigingsagenda had gekoppeld had de datum al in zijn eigen agenda staan. De aankondiging was eigenlijk een bevestiging. Iedereen, altijd, op het juiste moment en op de juiste manier geïnformeerd; dat is precies het niveau van gemak waar ik van houd.

Van eigen frustratie naar gedeeld probleem bij verenigingen

Wat in eerste instantie een oplossing was voor onze eigen vereniging, bleek een probleem te zijn dat veel groepen herkennen. Informatie versnipperd over verschillende platforms. Leden die niet weten waar ze moeten kijken. Bestuurders die dezelfde informatie steeds opnieuw delen via mail, app en besloten groepen. En ondertussen groeit de gedeelde map, hebben oud-leden nog gewoon toegang en weet niemand precies wie wat kan zien.

Dat kan beter. Dat moet beter.

Leden uitnodigen voor je vereniging: één handeling, direct klaar

Een nieuw lid toevoegen aan Ledennet kost één handeling. De beheerder voegt het lid toe, het lid ontvangt een persoonlijke uitnodiging in de mail en regelt de rest zelf: wachtwoord instellen, profielfoto toevoegen, privacy-instellingen bepalen. In een handomdraai heeft het lid direct toegang tot alle gegevens, documenten en de verenigingsagenda. Geen wachttijd, geen handleiding, geen telefoontje naar een beheerder, geen toegang regelen. Gewoon: welkom, alles staat klaar. Niet alleen fijn voor de beheerder maar ook een warm welkom voor het nieuwe lid.

Ledennet: het Nederlandse alternatief voor Google Drive en Dropbox voor verenigingen

Veel verenigingen gebruiken Google Drive of Dropbox omdat er geen beter alternatief leek te zijn. Ledennet is dat alternatief. Niet een algemene opslagdienst die misbruik maakt van de persoonsgegevens van jouw leden, maar software die speciaal is gebouwd voor de manier waarop verenigingen werken. Documenten, agenda, ledenadministratie en communicatie op één plek, onder Europese wetgeving en volledig in eigen beheer.

Ledenbeheersoftware die bewezen is in de praktijk

Het prototype van Ledennet draait al bijna vijf jaar bij de musicalvereniging waar het allemaal begon, met veel plezier en succes. Wat begon als een oplossing voor een eigen frustratie bleek zo waardevol dat het de moeite waard was om het volledig opnieuw te bouwen, van de grond af aan, met de technieken en standaarden van vandaag. De eerste versie stond in een paar maanden maar met het professionele Ledennet zijn we al ruim een jaar aan het bouwen.

Professioneel ledenbeheer gebouwd door mensen die verder kijken

Achter die herbouw staat een professioneel team van ontwikkelaars en adviseurs met jarenlange ervaring in webapplicaties die echte waarde toevoegen: portals, bestelomgevingen en systemen waarbij de veiligheid van klant- en betalingsgegevens de hoogste prioriteit heeft. Niet alleen technisch goed gebouwd, maar ook ontworpen voor de mensen die er dagelijks mee werken. Want een systeem dat niemand begrijpt, lost niets op. Wij denken dat de 'gratis' oplossingen van Amerikaanse Big Tech bedrijven hun beste tijd hebben gehad. Ze hebben laten zien dat ze onze privacy schenden en vermoeien iedereen met verzoeken te upgraden naar een betaalde versie.

Minder Big Tech, meer Europa

Steeds meer organisaties realiseren zich dat de keuze voor software ook een keuze is over waar gegevens terechtkomen en onder welke wetgeving ze vallen. Europese verenigingen zijn gebaat bij Europese software, gebouwd onder Europese wetgeving en gehost op Europese servers. Niet als politieke statement, maar als bewuste en verstandige keuze.

Wij geloven dat verenigingen de controle over hun eigen gegevens zouden moeten hebben. Daarom hosten wij alles in Nederland. Jouw gegevens blijven binnen de EU, vallen onder Europese privacywetgeving en worden nooit gedeeld met partijen buiten de vereniging. Zelfs de profielfoto van een lid is niet op te vragen door iemand die geen lid is van diezelfde vereniging. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar helaas hoor je in de praktijk nog te vaak over hoe gegevens op straat komen te liggen.

AVG-conforme ledenadministratie: privacy als standaard, niet als bijzaak

Veel verenigingen houden zich onbewust niet aan de AVG. Niet uit kwade wil, maar omdat de tools die ze gebruiken daar niet voor zijn gemaakt. Ledenlijsten op gedeelde cloudomgevingen zonder toestemming van leden. Oud-leden met toegang tot bestanden omdat niemand ze ooit heeft verwijderd. Persoonsgegevens op platforms van partijen die daar commercieel belang bij hebben.

Bij Ledennet is de toegang automatisch geregeld. Alleen huidige leden hebben toegang. Vertrekt een lid? Dan vervalt de toegang zodra een beheerder het lidmaatschap van dat lid heeft verwijderd. Zo hoort het te werken.

De toekomst van ledenbeheer voor verenigingen

Stilstaan is geen optie. In juni 2026 voegen wij de mogelijkheid toe om repetitie video's te delen via Ledennet. Op de lange termijn werken wij aan contributiebetalingen via een betaaldienst en een volwaardige app in de App Store en Google Play. De beste ideeën komen van de mensen die er dagelijks mee werken, en wij gebruiken Ledennet al jaren met veel plezier.